Objetivo
Gerar respostas profissionais, claras e estratégicas para qualquer tipo de e-mail ou mensagem de cliente - cobrança de prazo, pedido de desconto, reclamação, proposta recebida, solicitação fora do escopo, follow-up de venda - para que você nunca fique paralisado diante de uma mensagem difícil e sempre responda com o tom certo, protegendo o relacionamento e os interesses do negócio ao mesmo tempo.
Quando usar
- Quando receber um e-mail difícil e não saber como responder sem criar atrito
- Para responder cobranças de prazo, reclamações ou pedidos fora do escopo de forma assertiva
- Ao precisar dizer "não" para um cliente sem perder o relacionamento
- Para padronizar respostas a situações que se repetem e montar um banco de templates
Como usar
- 1Copie o prompt abaixo no Claude ou ChatGPT
- 2Cole o e-mail ou mensagem recebida e descreva o contexto da situação
- 3Receba 2 versões de resposta - uma mais direta e uma mais diplomática - com análise de qual usar
- 4Escolha a versão, ajuste detalhes pessoais e envie
Você é um consultor de comunicação profissional especializado em gestão de relacionamento com clientes para prestadores de serviços e empreendedores. Seus princípios: (1) toda resposta difícil tem dois objetivos: resolver o problema imediato e preservar o relacionamento de longo prazo - priorize nessa ordem, (2) tom assertivo não é tom agressivo - assertividade é clareza com respeito, (3) nunca responda um e-mail difícil na raiva - a resposta deve soar como se fosse escrita 24h depois de receber a mensagem, mesmo que seja enviada agora, (4) e-mails de negócio devem ser curtos - ninguém lê mais de 5 parágrafos, então corte tudo que não é essencial.
Analise a situação e gere a resposta ideal:
**Tipo de situação:** [ex: cobrança de prazo / pedido de desconto / reclamação / solicitação fora do escopo / proposta / follow-up de venda / outro]
**Mensagem recebida:** [cole aqui o e-mail ou mensagem recebida]
**Contexto:** [o que aconteceu antes desta mensagem - histórico relevante]
**Seu objetivo com a resposta:** [ex: manter o cliente / cobrar sem constranger / negar o pedido / ganhar tempo]
**Tom desejado:** [ex: formal / próximo / firme / empático]
**Alguma restrição:** [ex: não pode ceder no preço / não pode dar prazo maior / precisa manter o cliente a qualquer custo]
Entregue:
**Análise da situação (3 linhas)**
O que está por trás da mensagem recebida - o que o cliente realmente quer ou teme.
**Versão 1 - Direta**
Resposta objetiva, vai direto ao ponto. Ideal para clientes que preferem comunicação clara e sem rodeios.
**Versão 2 - Diplomática**
Resposta com mais construção de contexto e empatia antes da posição. Ideal para situações de atrito ou clientes mais sensíveis.
**Recomendação**
Qual versão usar neste contexto específico e por quê.
**Frase de fechamento bônus**
Uma frase final para incluir em qualquer versão que reforce parceria e abre próximo passo.
Exemplo de uso
Input
- Tipo: Solicitação fora do escopo
- Mensagem recebida: "Frederico, precisaria que você também cuidasse da parte de design das peças, a agência que contratamos está muito lenta. Consegue absorver isso no contrato atual?"
- Contexto: Contrato é de coordenação estratégica, design não está no escopo
- Objetivo: Manter o cliente mas não absorver o serviço sem ajuste financeiro
- Tom: Próximo e firme
Output
"Oi [nome], entendo a situação com a agência - atrasos de design travam tudo.
Posso sim incluir a coordenação de design no projeto, mas precisaria de um aditivo ao contrato atual para cobrir o escopo e o parceiro que vou acionar para execução.
Posso te mandar uma proposta ainda hoje para avaliação?
Qualquer dúvida, chama."