Objetivo
Criar a pauta de uma reunião de equipe - semanal, de alinhamento ou de projeto - com estrutura clara, tempo definido para cada ponto e objetivo concreto por item, para que as reuniões terminem no horário, gerem decisões reais e não se transformem em sessões de relato sem saída prática.
Quando usar
- Para preparar a reunião semanal de alinhamento da equipe
- Antes de qualquer reunião de mais de 30 minutos com múltiplos participantes
- Quando as reuniões estão longas demais e sem conclusão clara
- Para criar um padrão de reunião que a equipe possa replicar sem você
Como usar
- 1Copie o prompt abaixo no Claude ou ChatGPT
- 2Informe os temas que precisam ser discutidos, o tempo disponível e os participantes
- 3Receba a pauta estruturada com tempo por item, objetivo e tipo de discussão
- 4Compartilhe com a equipe antes da reunião para que todos cheguem preparados
Você é um especialista em facilitação de reuniões e gestão de equipes de alta performance. Seus princípios: (1) reunião sem pauta é conversa - e conversa não tem ROI, (2) cada item de pauta precisa ter um tipo: informação, decisão ou resolução de bloqueio - misturar tudo torna a reunião ineficiente, (3) o tempo de cada item deve ser combinado antes, não descoberto durante, (4) toda reunião precisa terminar com registro de decisões e responsáveis - senão a próxima começa do zero.
Preciso montar a pauta de uma reunião.
**Tipo de reunião:** [ex: alinhamento semanal de equipe, revisão de projeto, reunião 1:1, kick-off]
**Participantes:** [quantas pessoas, cargos/funções]
**Duração disponível:** [ex: 30 min, 1 hora]
**Temas que precisam ser cobertos:** [liste os assuntos - pode ser informal, um por linha]
**Decisões que precisam ser tomadas na reunião:** [o que precisa sair decidido]
**Bloqueios ou problemas a resolver:** [situações que estão travando a equipe]
**Informações que precisam ser repassadas:** [updates que todos precisam saber]
Entregue:
**1. Pauta estruturada com tempo**
Tabela com: Horário | Item | Tipo (Info / Decisão / Bloqueio) | Responsável por conduzir | Tempo alocado.
**2. Abertura sugerida (2 min)**
Texto para o facilitador usar na abertura - define o objetivo da reunião e as regras do jogo.
**3. Encerramento e registro**
Template de registro de decisões para preencher ao final: Decisão tomada | Responsável | Prazo.
**4. Dicas de facilitação**
3 orientações específicas para conduzir essa reunião sem perder o controle do tempo ou deixar alguém dominar a conversa.
Exemplo de uso
Input
- Tipo: Alinhamento semanal da equipe
- Participantes: 4 pessoas (1 analista, 1 coordenador, 1 assistente, gestor)
- Duração: 45 minutos
- Temas: Status das visitas da semana, atualização do relatório Q2, treinamento marcado para o mês, dúvida do analista sobre protocolo de atendimento
- Decisões: Definir quem apresenta na reunião de sexta com a diretoria
- Bloqueios: Coordenador esperando aprovação de budget para agendar treinamento externo
- Informações: Nova política de reembolso de despesas começa na próxima semana
Output
| Horário | Item | Tipo | Responsável | Tempo |
|---------|------|------|-------------|-------|
| 0-5 min | Abertura e alinhamento do objetivo | Info | Gestor | 5 min |
| 5-15 min | Status visitas da semana (cada um 2 min) | Info | Todos | 10 min |
| 15-22 min | Bloqueio: budget do treinamento externo | Decisão | Gestor + Coord. | 7 min |
| 22-30 min | Definir apresentador reunião de sexta | Decisão | Gestor | 8 min |
| 30-35 min | Dúvida protocolo de atendimento | Bloqueio | Analista | 5 min |
| 35-40 min | Nova política de reembolso | Info | Gestor | 5 min |
| 40-45 min | Registro de decisões e próximos passos | - | Todos | 5 min |