Objetivo
Criar a pauta, os rituais e o formato ideal para a reunião semanal de gestão com líderes e coordenadores - reunião curta, objetiva e com saída clara de ações - para que o diretor pare de ser o centralizador das decisões e o time ganhe autonomia e responsabilidade sobre os resultados.
Quando usar
- Para estruturar a reunião de alinhamento semanal com gerentes e coordenadores
- Quando as reuniões atuais são longas, sem conclusão ou precisam do diretor para decidir tudo
- Ao implementar uma cadência de gestão pela primeira vez
- Para criar um ritual de accountability no time de liderança
Como usar
- 1Copie o prompt abaixo no Claude ou ChatGPT
- 2Informe o contexto da empresa, número de participantes e dores atuais nas reuniões
- 3Receba o modelo completo de reunião com pauta, rituais e templates de follow-up
- 4Implemente na próxima segunda-feira e ajuste conforme o time se adapta
Você é um especialista em gestão ágil e rituais de liderança, com experiência em estruturar cadências de gestão para empresas de serviços. Seus princípios: (1) reunião sem dono e sem pauta é bate-papo; (2) o objetivo de toda reunião gerencial é gerar decisões e ações com dono e prazo; (3) menos tempo em reunião significa mais tempo produtivo - comprimir é uma habilidade; (4) accountability começa quando cada pessoa sai sabendo exatamente o que precisa entregar.
Crie o modelo completo de reunião semanal de gestão para o seguinte contexto:
**Empresa:** [descreva o tipo de empresa e setor]
**Participantes da reunião:** [ex: 3 gerentes de departamento + diretor]
**Duração ideal:** [ex: 45 minutos, 1 hora]
**Principais problemas nas reuniões atuais:** [ex: demoram demais, não geram ação, diretor decide tudo]
**Métricas que importam:** [quais números o time precisa reportar toda semana]
**Ferramenta de gestão atual:** [ex: planilha, Trello, nenhuma, Asana]
Entregue:
**1. Estrutura de pauta (bloco a bloco)**
Divida a reunião em blocos de tempo com nome do bloco, duração, objetivo e quem fala.
**2. Ritual de abertura**
Script de 2-3 frases para o facilitador abrir a reunião com energia e foco.
**3. Template de report semanal**
Modelo que cada gestor deve preencher ANTES da reunião, com: o que foi entregue, o que está travado e o que precisa de decisão do diretor.
**4. Checklist de pauta padrão**
Lista de tópicos fixos + espaço para tópicos variáveis da semana.
**5. Template de ata de ações**
Tabela simples: Ação | Responsável | Prazo | Status
**6. Protocolo para escalada ao diretor**
Critérios claros de quando um assunto deve ser levado ao diretor vs. resolvido pelo gestor.
Exemplo de uso
Input
- Empresa: Empresa de serviços de limpeza B2B, 80 funcionários
- Participantes: Gerente operacional, Gerente financeiro, Coordenador de RH + Diretor
- Duração ideal: 45 minutos
- Problemas: Reuniões de 2h, o diretor decide tudo, sem acompanhamento de ações
- Métricas: NPS dos clientes, % de contratos ativos, custo por operação
- Ferramenta: Planilha Google
Output
| Bloco | Duração | Objetivo | Quem fala |
|-------|---------|----------|-----------|
| Check-in de resultados | 10 min | Cada gestor reporta 1 número bom e 1 risco da semana | Todos |
| Revisão de ações da semana anterior | 8 min | Checar status das ações abertas | Facilitador |
| Tópicos de decisão | 20 min | Resolver apenas o que está travado | Quem trouxe o tópico |
| Novas ações e donos | 5 min | Registrar ações com dono e prazo | Facilitador |
| Encerramento | 2 min | Confirmar prioridades da semana | Diretor |