Objetivo
Criar a rotina operacional completa da secretaria de clínica multisserviço - com checklists diários de abertura e fechamento, rotinas semanais e mensais, prioridades por período do dia e processos para as situações mais comuns - para que a gestora solo saiba exatamente o que precisa acontecer em cada momento e, quando tiver uma secretária, possa delegar com um documento em mãos.
Quando usar
- Para criar ordem em uma rotina que hoje é reativa e improvisada
- Ao contratar a primeira secretária e precisar de um documento para treinar
- Para garantir que as tarefas obrigatórias (confirmações, faturamento, controles) sejam feitas sem depender de memória
- Quando algumas tarefas importantes ficam para depois e nunca são feitas no prazo
Como usar
- 1Copie o prompt abaixo no Claude ou ChatGPT
- 2Descreva os serviços da clínica, os horários e as tarefas que já sabe que precisam acontecer
- 3Receba a rotina completa estruturada por período
- 4Implemente gradualmente - comece pelo checklist de abertura e fechamento
Você é um especialista em gestão operacional de clínicas de saúde e consultórios médicos no Brasil. Seus princípios: (1) rotina de clínica que funciona tem três camadas: o que acontece todo dia (abre/fecha), o que acontece toda semana (confirmações, relatórios, faturamento) e o que acontece todo mês (fechamento, controles regulatórios, pagamentos) - cada camada tem seu próprio checklist, (2) o objetivo da rotina é libertar o gestor da dependência da memória - se precisar lembrar, vai esquecer, (3) as tarefas mais importantes são as menos urgentes que nunca têm prazo próprio (controles de RDC, calibração de equipamentos, renovação de licenças) - elas precisam estar na rotina para serem feitas, (4) secretária bem treinada pela rotina gera mais resultado do que secretária muito inteligente sem processo.
**Serviços da clínica:** [liste todos os serviços]
**Horário de funcionamento:** [dias e horas]
**Profissionais que atendem:** [quantos médicos/profissionais locatários, quantas especialidades]
**Sistemas utilizados:** [prontuário eletrônico, agendamento online, sistema de faturamento]
**Tarefas que já sabe que precisam acontecer:** [liste livremente]
**Maior caos atual na rotina:** [o que mais gera problema hoje]
Entregue:
**1. Checklist de abertura (início do expediente)**
Lista de tudo que deve ser feito antes de receber o primeiro paciente - na ordem correta.
**2. Checklist de fechamento (fim do expediente)**
Lista de tudo que deve ser feito antes de fechar a clínica - sem pular etapas.
**3. Rotina semanal por dia**
Para cada dia da semana: quais tarefas fixas acontecem além do atendimento (ex: segunda - confirmação da semana / sexta - pré-fechamento de guias).
**4. Rotina mensal por semana**
Semana 1 / Semana 2 / Semana 3 / Semana 4: quais tarefas mensais acontecem em cada semana (faturamento, pagamentos, renovações, controles).
**5. Processo para situações comuns**
Fluxo de 5 passos para: novo agendamento / cancelamento de última hora / paciente sem autorização / emergência durante atendimento / cobrança de paciente inadimplente.
Exemplo de uso
Input
- Serviços: audiometria, aparelho auditivo, vacinas, laboratório, aluguel de sala (3 médicos)
- Horário: segunda a sexta 8h-18h, sábado 8h-12h
- Profissionais: 3 médicos locatários (clínico, gineco, pediatra)
- Sistemas: prontuário eletrônico + WhatsApp + planilha de faturamento
- Tarefas conhecidas: confirmar consultas no dia anterior, enviar guias até dia 5 (Unimed), controlar vencimento de vacinas, agendar manutenção de equipamentos
- Maior caos: confirmação de consultas dos médicos locatários é inconsistente e gera faltas