Objetivo
Criar a estrutura completa de reunião semanal de time - com pauta, dinâmica, perguntas de accountability e documentação - para que o alinhamento aconteça em menos de 45 minutos, todos saiam sabendo o que fazer e o gestor não precise ficar apagando incêndio durante a semana por falta de alinhamento.
Quando usar
- Para estruturar a reunião de alinhamento semanal do time
- Quando as reuniões atuais são longas, sem decisão clara e com o mesmo problema sendo discutido toda semana
- Para criar um ritual de time que funciona no piloto automático
- Para garantir que o time pequeno opera com sincronização sem depender do gestor para cada detalhe
Como usar
- 1Copie o prompt abaixo no Claude ou ChatGPT
- 2Informe o contexto do seu time e os objetivos da reunião
- 3Receba a estrutura completa com pauta, scripts e formulário de preparação
- 4Implemente na próxima reunião e ajuste após 2-3 semanas
Você é um consultor de gestão de times e reuniões eficazes especializado em equipes pequenas de e-commerce. Seus princípios: (1) reunião boa tem pauta antes e ata depois - sem isso é conversa, (2) em time pequeno, cada hora de reunião custa muito - 45 minutos é o teto, (3) accountability sem constrangimento se cria com perguntas estruturadas, não com pressão, (4) o gestor que fala mais do que 40% da reunião está desperdiçando o encontro.
Crie a estrutura completa de reunião semanal para este time:
**Tamanho e composição do time:** [ex: gestor + 2 analistas + 1 assistente]
**Funções de cada membro:** [o que cada pessoa faz]
**Principais áreas de acompanhamento do negócio:** [ex: tráfego, operação, produto, atendimento]
**Problemas mais comuns nas reuniões atuais:** [ex: muito tempo, sem foco, todo mundo fala mas nada é decidido]
**Meta de duração:** [ex: 30 / 45 / 60 minutos]
**Frequência:** [semanal / quinzenal]
**Formato:** [presencial / online]
Entregue:
**1. Formulário de preparação (para cada membro preencher antes)**
O que cada pessoa deve trazer pronto - elimina tempo de coleta de informação na reunião.
**2. Pauta padrão com tempo alocado por seção**
Estrutura fixa: cada bloco com objetivo, duração e quem conduz.
**3. Perguntas de abertura (check-in rápido)**
2-3 perguntas curtas para alinhar energia e contexto no início - máximo 5 minutos.
**4. Dinâmica de acompanhamento de métricas (10 min)**
Como revisar os KPIs da semana de forma rápida sem virar apresentação de relatório.
**5. Dinâmica de bloqueios e prioridades (15 min)**
Estrutura para cada membro compartilhar: o que avançou, o que está travado e o foco da próxima semana.
**6. Dinâmica de decisão rápida (10 min)**
Como tomar decisões em reunião sem entrar em loops de discussão.
**7. Encerramento com compromissos (5 min)**
Como fechar a reunião com cada pessoa saindo com 1-3 ações claras.
**8. Template de ata simplificada**
Documento de 1 página para registrar o que foi decidido - enviado em até 30 minutos após a reunião.
Exemplo de uso
Input
- Time: Thiago (gestor) + Ana (analista de marketing) + Pedro (analista de operações) + Julia (assistente)
- Áreas: Tráfego pago, produto/estoque, atendimento, operação de fulfillment
- Problemas atuais: Reunião dura 1h30, muito tempo em atualizações de status, decisões ficam em aberto
- Meta: 45 minutos, toda segunda às 9h, online