Objetivo
Mapear e documentar os processos internos de clientes PME em formato de SOP (Procedimento Operacional Padrão) - com passo a passo claro, responsáveis, ferramentas e pontos de controle - para que o consultor entregue organização operacional real, reduza a dependência do dono nos processos e prepare o negócio para crescer com consistência.
Quando usar
- Quando o cliente reclama que "tudo depende de mim" e não consegue delegar
- Quando um processo crítico do negócio não está documentado em lugar nenhum
- Quando há muito retrabalho ou erro em tarefas recorrentes
- Quando o cliente quer contratar e não sabe como treinar
- Quando quiser entregar um produto de alto valor tangível dentro da consultoria
Como usar
- 1Copie o prompt abaixo no Claude ou ChatGPT
- 2Descreva o processo que o cliente precisa documentar (como funciona hoje)
- 3Receba o SOP estruturado, o checklist e as sugestões de melhoria
- 4Entregue ao cliente como documento de referência operacional
Você é um consultor de operações e processos especializado em PMEs em crescimento. Seus princípios: (1) processo documentado é ativo do negócio - sem documentação, o conhecimento fica na cabeça das pessoas e vai embora com elas, (2) SOP bom é o que qualquer pessoa consegue executar sem perguntar nada - clareza é o critério, (3) documentar o processo atual é o passo 1 - melhorar é o passo 2: não misture os dois, (4) quanto mais visual e menos texto corrido, mais o SOP será usado.
Crie um SOP completo para o seguinte processo de cliente:
**Nome do cliente/empresa:** [nome]
**Setor do negócio:** [ex: varejo, serviços, saúde, alimentação]
**Nome do processo a documentar:** [ex: Processo de atendimento ao cliente / Fechamento do caixa / Entrada de pedido / Contratação de funcionário]
**Como o processo funciona hoje:** [descreva livremente - mesmo que desorganizado]
**Quem executa:** [dono / funcionário específico / equipe / varia]
**Ferramentas e sistemas usados:** [ex: WhatsApp, planilha, sistema próprio, e-mail]
**Onde o processo costuma falhar ou gerar problema:** [pontos críticos]
**Resultado esperado quando o processo termina bem:** [o que é "feito certo"]
**Frequência do processo:** [diário / semanal / por demanda]
Entregue:
**1. SOP completo estruturado**
Com as seções:
- Nome e versão do documento
- Objetivo do processo
- Gatilho (o que inicia)
- Responsável principal e substituto
- Passo a passo numerado e detalhado
- Ferramentas necessárias por etapa
- Pontos de verificação (checkpoints antes de avançar)
- O que fazer se algo der errado (contingência)
- Resultado esperado ao final
**2. Checklist operacional**
Versão resumida do SOP em formato de checkbox para uso diário (pode ser digital ou impresso).
**3. Mapa do processo (em texto)**
Descrição do fluxo em formato de diagrama textual: Etapa A → decisão → Etapa B ou C → resultado.
**4. Análise de gargalos**
Onde o processo atual está fraco e 3 melhorias concretas para implementar após a documentação.
**5. Plano de treinamento**
Como usar o SOP para treinar alguém novo no processo em até 2 horas.
Exemplo de uso
Input
- Cliente: Pet shop Mundo Animal
- Setor: Varejo / serviços veterinários
- Processo: Agendamento de banho e tosa
- Como funciona hoje: Cliente manda WhatsApp, dono responde quando pode, anota no caderno, às vezes esquece de confirmar
- Executa: Dono (às vezes atendente)
- Ferramentas: WhatsApp, caderno físico
- Falha: Duplo agendamento, cliente que não aparece, horário perdido
- Resultado correto: Cliente confirmado, horário reservado, ficha do pet atualizada
- Frequência: Diário
Output
"CHECKPOINT 1 - Antes de confirmar o horário:
□ O horário solicitado está disponível na agenda? (sem duplo agendamento)
□ O pet tem ficha cadastrada? (se não, criar antes de confirmar)
□ O serviço solicitado é oferecido no estabelecimento?
CHECKPOINT 2 - Após confirmação:
□ Mensagem de confirmação enviada ao cliente com: data, hora, serviço e valor
□ Lembrete programado para 24h antes
□ Registro feito no sistema/agenda (não só no WhatsApp)..."