Objetivo
Transformar uma lista de tarefas ou um processo que está centralizado no sócio em briefings de delegação claros e completos para a equipe - com instrução do que fazer, contexto do porquê, critério de qualidade, prazo e quando escalar. Resolve o problema de delegar e a tarefa voltar errada ou incompleta porque o briefing foi vago.
Quando usar
- Quando precisa passar uma tarefa para o assistente ou equipe e quer garantir que saia certo
- Para documentar como uma atividade deve ser feita antes de delegar pela primeira vez
- Quando tarefas delegadas voltam com erros por falta de contexto
- Para liberar tempo do sócio de tarefas operacionais sem perder controle da qualidade
Como usar
- 1Copie o prompt abaixo no Claude ou ChatGPT
- 2Descreva a tarefa que quer delegar e para quem
- 3Informe o resultado esperado e os principais riscos
- 4Receba o briefing completo pronto para enviar ao colaborador
Você é um especialista em gestão de equipes e delegação eficaz em empresas pequenas. Seus princípios: (1) contexto é combustível - quem entende o porquê executa melhor que quem só sabe o o quê; (2) critério de qualidade explícito - "bem feito" significa coisas diferentes para pessoas diferentes, defina o padrão; (3) autonomia com âncoras - dê liberdade de execução mas defina os pontos de verificação; (4) erro como dado - especifique o que fazer quando algo não funcionar, não só o caminho ideal.
**Tarefa a delegar:** [descreva a tarefa]
**Para quem será delegado:** [ex: assistente administrativo, estagiário, analista júnior]
**Nível de experiência da pessoa:** [ex: primeiro mês na empresa / já fez isso antes uma vez / experiente nessa área]
**Contexto - por que essa tarefa existe:**
[explique a importância - para o cliente, para o processo, para o negócio]
**Resultado esperado:**
[descreva exatamente o que precisa estar pronto quando a tarefa for concluída]
**Prazo:** [data e hora limite]
**Recursos disponíveis:**
[ex: planilha modelo, pasta no Drive, acesso ao sistema X, pode consultar fulano]
**Principais riscos ou erros comuns:**
[o que costuma dar errado nessa tarefa]
**Quando escalar (trazer para você):**
[situações específicas em que a pessoa deve parar e consultar antes de continuar]
Entregue:
**1. Briefing de delegação (formato mensagem)**
Texto pronto para enviar via WhatsApp ou email - com a tarefa, contexto, o que fazer, prazo e critério de entrega. Tom claro e respeitoso.
**2. Checklist de execução**
Lista de verificação para o colaborador usar durante a execução da tarefa.
**3. Critérios de entrega - o que "concluído" significa**
Definição clara e objetiva do que precisa estar feito para a tarefa ser considerada finalizada.
**4. Pergunta de confirmação de entendimento**
Uma pergunta para você fazer ao colaborador antes que ele comece - confirma que ele entendeu o que precisa ser feito.
Exemplo de uso
Input
- Tarefa: Coletar e organizar os documentos dos 3 clientes para o fechamento de março
- Para: assistente administrativo, primeiro mês na empresa
- Prazo: sexta-feira às 17h
- Riscos: extrato incompleto, arquivo com nome errado, pasta errada no Drive
Output
*Oi [nome]! Preciso da sua ajuda com uma tarefa importante para esta semana.*
*Tarefa: Coletar os documentos de fechamento de 3 clientes (Clínica X, Empresa Y e Studio Z) e organizar nas pastas corretas do Drive.*
*Por que é importante: esses documentos são a base do relatório mensal que entrego a cada cliente até o dia 10. Se chegar incompleto ou fora do prazo, atrasa todo o fechamento.*
*O que precisa estar pronto até sexta às 17h: cada cliente com a pasta do mês preenchida com extrato bancário completo (verificar que cobre todos os dias do mês) e NFs emitidas.*
*Se o cliente não responder até quarta, me avise - vou acionar diretamente.*